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📌 Rol: Virtual Executive Assistant (Virtual Assistant)
🌎 Ubicación: 100% remoto (Colombia, ideal Bogotá; reporta a equipo en EE. UU.)
💼 Tipo de Contrato: Independent Contractor | Full-Time (40 hs/semana)
🎓 Formación: Bachelor’s degree (o equivalente) (en el post también figura: GED)
📋 Descripción General
TileImpact, Inc. (contratista comercial de tile y stone en San Francisco Bay Area) busca un/a Virtual Executive Assistant para apoyar al Presidente y Operaciones con control de inbox/calendario, seguimiento de tareas, coordinación entre herramientas/equipos y soporte contable liviano. El foco es crear estructura, claridad y seguimiento proactivo, usando Monday.com y herramientas de IA para mantener prioridades en movimiento.
📋 Responsabilidades Principales
• Gestionar inbox, mensajes, calendario, reuniones y coordinación de llamadas/viajes, protegiendo focus time y manteniendo itinerarios claros.
• Diseñar, mantener y optimizar boards y workflows en Monday.com (automations, dashboards, dependencias, recordatorios) y dar seguimiento diario para cerrar pendientes.
• Capturar ideas del Presidente y convertirlas en proyectos y planes accionables con owners, deadlines y seguimiento en Monday.com.
• Cargar y organizar datos en FileMaker (training provisto), mantener SOPs/archivos y notas simples tipo CRM, y ordenar carpetas compartidas.
• Soporte contable liviano en QuickBooks Online: invoices, bills, receipts, reconciliaciones simples y seguimiento de A/R.
• Redactar resúmenes, SOP checklists, research de vendors, notas de reunión y apoyo administrativo de construcción (organización de plan sets y eTakeoff con training).
• Usar IA (ej. ChatGPT) para resumir, redactar, documentar procesos, estructurar brain dumps y generar task lists, siempre revisando calidad/precisión.
• Manejo confidencial de información sensible.
🎯 Requisitos
• 4+ años de experiencia como EA/VA apoyando a un/a business owner o executive (ideal en entorno operativo).
• Inglés fluido (C1+ mencionado; también se indica B2+), escritura clara y comunicación profesional.
• Experiencia demostrable creando y operando workflows en Monday.com para múltiples personas/proyectos (no solo usar boards).
• Manejo de Google Workspace y QuickBooks Online (básico) + capacidad de aprender software nuevo (FileMaker).
• Experiencia en construcción/arquitectura/oficios afines (preferido) y eTakeoff/organización de plan sets (muy preferido).
• Home office confiable + solapamiento diario con mañanas de Pacific Time; comodidad con WhatsApp/Zoom y herramientas de llamadas en EE. UU. (ej. Google Voice).
🏖️ Beneficios
• Modalidad 100% remota.
• Pago “highly competitive” (se comparte con candidatos shortlisted en entrevistas).
• Cultura de mejora continua (2-Second Lean) y rol con impacto directo en liderazgo y operaciones.
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Requisitos:
Conocimientos y Habilidades:
Competencias:
KPIs:
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